Pueden ser muchas las ocasiones en las que un trabajador o una trabajadora se ausenta de la empresa. Además, de los que puedan estar establecidos en acuerdos de empresa y convenios colectivos, las causas de ausencia se encuentran recogidas en diferentes artículos del Estatuto de los Trabajadores: cambio de residencia (art. 37), matrimonio (art. 37), lactancia por menor de 9 meses (art. 37), reducción de jornada (art. 37), cuidado de menor con enfermedad grave (art. 37), ausencias de las víctimas de violencia de género, excedencias por cuidado de menores o familiares (art. 46); la suspensión del contrato por maternidad (art. 48) o paternidad (art. 48 bis), suspensión del contrato por riesgo durante el embarazo o la lactancia natural, incapacidad temporal por enfermedad o accidente (art. 48), vacaciones (art. 38), etc.
En función del número de días de ausencia éstas se podrían dividir en tres grupos:
- Periodos de ausencia cortos: de uno a cinco días; por ejemplo, nacimiento de hijo/a.
- Periodos de ausencia de duración media, de cinco a quince días; por ejemplo, matrimonio o una baja por enfermedad.
- Periodos de ausencia prolongados, más de quince días; por ejemplo, excedencia por cuidado de hijo/a hasta que cumpla tres años o reducción de jornada de trabajo a la mitad hasta que alcance los 12.
Las causas más habituales y con periodos más largos de ausencia son: las excedencias, las reducciones de jornada por cuidado de menor y las incapacidades temporales (bajas) cuando los procesos de curación se prolongan en el tiempo.
La ausencia de una persona de su puesto de trabajo obliga a una reorganización de los recursos humanos, que puede desembocar en contratar a personal que sustituya a la persona ausente o distribuir el trabajo entre sus compañeros y compañeras. La premura en la toma de decisiones dependerá de la actividad de la empresa, de la categoría profesional de la persona ausente o de sus tareas y responsabilidades, de los picos de actividad durante la ausencia, del número de personas que faltan al mismo tiempo de su puesto de trabajo, etc.
En todo caso conviene sustituir la mano de obra ausente, especialmente cuando las ausencias son prolongadas —más de 30 días—. Ello es así porque en otro caso habrán de ser los compañeros y las compañeras presentes quienes se asuman la carga de trabajo; situación que daña el clima laboral, deteriora las relaciones entre el personal y eventualmente derivan en acoso hacia la persona ausente a la que se culpabiliza de la sobrecarga de trabajo.
Casi siempre se pueden cubrir los puestos de trabajo realizando contratos de interinidad y bonificados. Así pues, cubrir las vacantes tiene más ventajas que inconvenientes para el personal y para la empresa.